專業(yè)檔案整理服務(wù)

山西悅博信息技術(shù)有限公司擁有各行業(yè)（政府機(jī)關(guān)、金融機(jī)構(gòu)、能源、地產(chǎn)、新能源等多個(gè)行業(yè)）的專業(yè)檔案整理專家、老師，自成立以來，為山西省內(nèi)眾多政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位進(jìn)行了檔案的整理服務(wù)，客戶均100%通過驗(yàn)收，并通過山西省檔案館及各類機(jī)構(gòu)的驗(yàn)收。

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程;

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文件、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

1.管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案館工作通則》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》、《中華人民共和國(guó)保密法》等規(guī)章制度，做為管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范依據(jù)。
2.業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
以山西省《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則（2002年3月18日）、中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)  DA/T 22—2015、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)章制度，做為業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范依據(jù)。
3.技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
以《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》、《聯(lián)合圖像專家組規(guī)范》（JPEG）、《動(dòng)態(tài)圖像專家組規(guī)范》（MPEG）等規(guī)章制度，做為技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范依據(jù)。
4.1、文書檔案的整理
1、檔案基本單位的劃分。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)  DA/T 22-2015》的規(guī)定歸檔文件一般以每份文件為一件，不只是單份文件可作為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。
歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。
2、裝訂。
（1）拆除文件上的金屬物。對(duì)于需要永久、30年保存的歸檔文件，必須去除易銹蝕的金屬物，如訂書釘、曲別針、大頭針等，以免對(duì)檔案潛在的危害。因?yàn)檫@些金屬物其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。
（2）確定裝訂線。橫寫、橫排的文件，裝訂線一般在左邊；左邊和右邊都不好裝訂的文件，裝訂線可以在上邊。
（3）加邊和裱糊。如果文件中的文字在裝釘線內(nèi)，在裝訂前，應(yīng)加貼一個(gè)邊。有些受損的文件，則需要裱糊后再進(jìn)行裝訂。
（4）取齊。為了把文件裝訂得整齊、美觀、實(shí)用，要把文件取齊才能裝訂。一般應(yīng)做到兩邊齊，從左邊裝訂時(shí)，右邊、下邊要取齊；從上邊裝訂時(shí)，上邊、下邊要取齊。大于A4尺寸的紙張要折疊對(duì)齊。裝訂時(shí)應(yīng)以下齊、右齊為準(zhǔn)。
（5）裝訂。一般采用不銹鋼釘進(jìn)行裝訂，文件過厚時(shí)也可采用棉線三孔一裝訂法裝訂。如下圖所示：

3、分保管期限。
依據(jù)文件材料的保存價(jià)值和重要程度將文件材料按永久、30年、10年三種期限分開。
4、文件排列。
對(duì)每類保管期限下的文件材料按照形成文件材料的工作流程進(jìn)行排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。本級(jí)文件集中排列在上級(jí)來文之前，下級(jí)來文集中排在上級(jí)文件之后。同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時(shí)間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。不同事由的歸檔文件排列，可按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列，也可按事由的重要程度排列，還可按事由具有的共同屬性排列。
 
5、文件編號(hào)。
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。每份文件應(yīng)加裝歸檔文件封皮，檔號(hào)章一般應(yīng)蓋在文件封皮上。檔號(hào)由全宗號(hào)、類目號(hào)、館編件號(hào)、室編件號(hào)、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目組成。
全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
類目號(hào)：分類方案中類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)。如：煤炭工業(yè)廳檔案分類方案中文書檔案為第一個(gè)一級(jí)類目，標(biāo)識(shí)為1；年度為二級(jí)類目，標(biāo)識(shí)為公元紀(jì)年；組織機(jī)構(gòu)代號(hào)為三級(jí)類目，如綜合辦標(biāo)識(shí)為1；保管期限為四級(jí)類目，永久標(biāo)識(shí)為“1”，30年標(biāo)識(shí)為“2”， 10年標(biāo)識(shí)為 “3”，上、下位類目之間用“·或者－”隔開。如煤炭工業(yè)廳煤炭工業(yè)廳2013年綜合辦永久保管的文書檔案標(biāo)識(shí)符號(hào)為：1·2013·1·1（注：“·”必須在中間）
件號(hào)：填寫室編件號(hào)，館編件號(hào)不填。
頁數(shù)：指每一件歸檔文件的總頁數(shù)。
保管期限：根據(jù)本單位下發(fā)文件相關(guān)規(guī)范文件劃定保管期限。
6、編制歸檔文件目錄。
歸檔文件目錄設(shè)序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。具體填寫要求如下：
序號(hào)，是指室編件號(hào)。
檔號(hào)，是指由全宗號(hào)、類目號(hào)、室編件號(hào)組成。
文號(hào)，是指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)三部分組成。填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能省略。
責(zé)任者，是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡(jiǎn)稱，不能使用“本部”、“本區(qū)”、“本單位”等含義不明，難于判斷的簡(jiǎn)稱；聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。
題名，即文件標(biāo)題，填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分照實(shí)抄錄。文件沒有題名或題名含義不清，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“[]”號(hào)，重要的會(huì)議記錄重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。
日期，是指文件的成文日期。具體填寫日期項(xiàng)應(yīng)用4位阿拉伯?dāng)?shù)字寫明年度，用2位數(shù)分別填寫月、日；對(duì)沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。
頁數(shù)，是指每一件歸檔文件的頁數(shù)。空白頁不計(jì)數(shù)；收文的來文閱辦卡與正文，正本與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、定稿（法律法規(guī)文件須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿和定稿各為一件，編目時(shí)應(yīng)注明第一稿、第二稿……定稿等）作為一件時(shí)，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。
備注，用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。
填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)，可使用檔案管理軟件生成并打印出目錄。
歸檔文件目錄件號(hào)的編制。一是歸檔文件目錄采用年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類的，分不同保管期限編制。即永久、30年、10年三種歸檔文件目錄每年都從“1”開始編制，并分別裝訂成冊(cè)。
7、目錄著錄
采用檔案整理軟件錄入目錄，內(nèi)容包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、成文日期、頁數(shù)、備注。
我公司在本項(xiàng)目中實(shí)施的過程中，對(duì)電子目錄數(shù)據(jù)成果的遷移及備份一律采用檔案級(jí)光盤，所使用的檔案級(jí)光盤均具有由國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所參與出具的針對(duì)檔案級(jí)光盤批次檢測(cè)報(bào)告及光盤制造商的原廠授權(quán)及檢測(cè)報(bào)告的掃描件加蓋公章。
光盤質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)如下：
光盤片制作兩份，
（2）同一類目下的電子目錄，不跨越二片DVD片號(hào)。
（3）文件目錄存于符合標(biāo)準(zhǔn)的光盤片。
（4）光盤表面標(biāo)示光盤片編號(hào)并注明光盤內(nèi)目錄索引信息。
（5）在光盤片刻錄完成后，與錄入的電子目錄進(jìn)行比對(duì)一次，以
確保檔案資料無遺漏及正確性。
（6）光盤刻錄人員對(duì)于所有光盤片序號(hào)進(jìn)行管理與記錄。
8、編制盒內(nèi)文件目錄。
9、裝盒并填制盒脊、盒內(nèi)備考表。
分類好的文件按照同一年度、同一類別、同一期限的永久、長(zhǎng)期分別裝入盒中，同一年度、同一類別、同一期限一個(gè)流水號(hào)排列。同一年度、同一類別、同一期限的文件件號(hào)是連續(xù)不間斷的。根據(jù)每件文件的厚薄情況來定每盒裝多少件。不能過于太厚，不便于查找。檔案盒結(jié)合實(shí)際情況用（一般用5公分）。需要注意的幾個(gè)問題：
（1）歸檔文件要按件號(hào)的先后順序裝入檔案盒；
（2）歸檔文件目錄、備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目要填寫清楚、規(guī)范，字跡材料要符合要求；
（3）同一事由的歸檔文件盡量在同一盒內(nèi)；
（4）不同年度、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒；
將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊背，每一個(gè)檔案盒內(nèi)底部放入備考表，備考表項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)填寫完整。
10、上架
歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。整體排架按照從上到下從左到右的宗旨，不同地方同一類別的檔案放于同一架子或柜子，并且按照永久、長(zhǎng)期的順序擺放，最后按照同一類別的盒號(hào)的大小順序依次排列整齊。
4.3、業(yè)務(wù)檔案的整理
業(yè)務(wù)檔案以“案卷”為單位整理就是立卷。是本公司工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
整理的原則及分類要求：
1、業(yè)務(wù)檔案整理的基本原則：遵循項(xiàng)目文件的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、業(yè)務(wù)檔案材料的分類要求：
⑴類目明確、層次清楚、簡(jiǎn)明：
類目明確、層次清楚、簡(jiǎn)明即劃分的類和屬類有二至三個(gè)層次，達(dá)到眉目清楚，條理清晰就可以。類和屬類一般不益劃得過多。類和屬類的層次劃得過多、過繁主要是容易破壞歸檔文件材料的自然形成規(guī)律，割裂文件材料固有的內(nèi)在聯(lián)系，不便于保管和利用。
⑵分類標(biāo)準(zhǔn)一致
分類標(biāo)準(zhǔn)一致就是在對(duì)一種業(yè)務(wù)檔案劃分類或?qū)兕悤r(shí)，劃分的依據(jù)是相同的。只有分類標(biāo)準(zhǔn)一致，業(yè)務(wù)檔案劃分的類或?qū)兕惒艜?huì)層次清楚，條理明晰，有利于編目工作的進(jìn)行，也方便保管和利用。
⑶類與類之間不交叉、不重疊。
類與類之間的歸檔材料，不能互相交叉。
3、制定分類方案或分類大綱
投標(biāo)方需要在項(xiàng)目開工前按照甲方的工作性質(zhì)及工作職能，提供檔案分類大綱初稿，經(jīng)甲方審核通過后方可開始正常工作。
4、組卷的方法
（1）按項(xiàng)目組合專業(yè)性質(zhì)組成案卷，將直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。
（2）卷內(nèi)文件材料的編寫
①案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。
②單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號(hào)。
③成套圖樣或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)；與其它文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)，可在備注中注明總頁數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。
④卷內(nèi)目錄的填寫
序號(hào)：序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。卷與卷之間不連續(xù)編。
文件編號(hào)：文件編號(hào)應(yīng)填寫文件材料的文號(hào)等。
責(zé)任者：責(zé)任者應(yīng)填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。
文件材料題名：文件材料題名應(yīng)填寫業(yè)務(wù)文件材料的名稱。
日期：日期應(yīng)填寫業(yè)務(wù)文件材料的形成日期。
頁號(hào)：頁號(hào)應(yīng)填寫每件文件材料首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)。
備注：有需要注明的事項(xiàng)填入此欄。
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。
⑤卷內(nèi)備考表的編寫
說明：說明包括案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
立卷人：應(yīng)由負(fù)責(zé)立卷人簽名。
立卷日期：立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。
檢查人：檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。
檢查目期：檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。
5、案卷的裝訂
案卷內(nèi)不同幅面的文件材料，破損的要先修復(fù)。
案卷內(nèi)的金屬物裝訂前要拆除。
（1）三孔一線裝訂。裝訂的案卷要結(jié)實(shí)、整齊，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁、無損壞文件、不妨礙閱讀。
（2）不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件材料的左上角加蓋檔號(hào)章。

（3）序號(hào)填寫應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。

6、案卷封面的編寫

案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白欄就是案卷題名欄，擬寫案卷題名一般由立卷人擬寫。案卷題名要求應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等。
立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。
起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。
保管期限應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。
密級(jí)應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)。
檔號(hào)應(yīng)填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào))和案卷號(hào)（檔號(hào)的編制見后）。
7、案卷背脊的編寫
案卷背脊上的保管期限應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。
檔號(hào)填寫同“案卷封面的編寫”。
案卷題名填寫同“案卷封面的編寫”，應(yīng)從右到左豎寫。
 

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